Systembytet förenklade övergången till BEAst namnruta för Lokalförvaltningen i Göteborg

När Lokalförvaltningen i Göteborg skulle uppgradera sitt system lyfte huvudleverantören SWG fram Adtollos Chaos desktop och Congeria för att administrera originalarkivet i en kombinerad lösning med FM ACCESS. Efter att även applicerat BEAst namnruta har Lokalförvaltningen inte bara förenklat registreringsprocessen utan även sparat personalen tid.

Lokalförvaltningen i Göteborg är en av Sveriges största förvaltare av offentliga miljöer som skolor, kontor och särskilda boenden. De förvaltar totalt 2,3 miljoner kvadratmeter uppdelat på 1 400 objekt. Tillsammans med sina kollegor i Specialistenheten CAD/BIM arbetar Jonas Bertheden med att kravställa hur de olika projekten ska leverera digitalt material som CAD-modeller och ritningar. Det digitala materialet måste även kvalitetssäkras så att det stämmer överens med kraven, därefter förs det in i arkiv- och förvaltningssystemen.

Ett omfattande systembyte

Lokalförvaltningen började 2018 diskutera med SWG om att byta ut delar av systemlösningen mot en lösning som bättre svarade mot kraven. Den nya kompletta lösningen blev Chaos desktop och Congeria från Adtollo i kombination med SWG:s grafiska verksamhetsstöd FM ACCESS.

– Chaos desktop och Congeria motsvarade bäst vårt behov kring funktioner och de processer vi jobbar efter idag, berättar Jonas.

2019 ställdes de därmed inför det omfattande arbetet att gå över från deras gamla arkivsystem till Chaos desktop och Congeria. Inledningsvis gjordes en systemanalys för att se hur de kunde matcha funktionaliteten i de nya programvarorna och konfigurationen påbörjades därefter. När det var på plats övergick man till den tidskrävande migreringen.

– Vi hade många dokument som skulle överföras, men vi ville samtidigt passa på att göra en kvalitetshöjning av allt material i våra system, säger Jonas. Vi hade även många dokument som hade levererats på ett felaktigt sätt, och detta ville vi passa på att åtgärda. Så har Chaos desktop och Congeria förenklat Lokalförvaltningens arbete

Under 2020 implementerades sedan alla processer, rutiner och metoder och arbetet har kvalitetssäkrats. Idag använder de Chaos desktop för alla processer kring kontroll, registrering och publicering, och Congeria som ett arkivsystem där de versionshanterar filer över tid.

– Registreringsprocessen är mycket enklare nu i Chaos desktop, mycket tack vare batch-funktionaliteten, berättar Jonas. När man öppnar upp CAD-filerna och plockar ut information ur titelfälten som beskriver ritningen får man all metadata registrerad. I vårt tidigare system fick man göra all registrering manuellt. Det är en bra och tidsbesparande funktionalitet. Vi kan nu dessutom tillämpa fler metoder för att plocka in metadata, och det är en fördel att kunna redigera metadata i många filer samtidigt.

“Genom BEAst namnruta får vi mervärden som gör att vi slipper uppfinna hjulet själva hela tiden”

Under samarbetets gång kom även BEAst namnruta på tal. Jonas menar att det har tagit ett tag innan BEAst spridits hela vägen både inom projektering, produktion och förvaltning. Men han har märkt en tydlig skillnad det senaste året och menar att hela branschen nu insett att det här är bra att luta sig emot.

– Genom BEAst namnruta får vi mervärden som gör att vi slipper uppfinna hjulet själva hela tiden, berättar Jonas. Det lirar bra med vårt arbete kring att effektivisera hur vi hanterar vår information.

Tidigare behövde Lokalförvaltningen i Göteborg ta fram namnrutor specifikt för dem medan andra bolag inom Göteborgs stad hade andra namnrutor – och i övriga delar av regionen var namnrutorna utformade på andra sätt. Något som varit problematiskt för projektörer och entreprenörer då det är många olika namnrutor att ha koll på.

– BEAst namnruta ger oss alla mallfiler vi behöver för olika CAD-applikationer, förklarar Jonas. Tidigare tog vi fram det själva vilket var både tidskrävande och kostsamt. Om metadata är ifylld på fel sätt fungerar inte en batchkörning. Tack vare BEAst namnruta behöver vi inte fokusera på det lika mycket längre. BEAst Effektivare granskning – möjliggör digital granskning

Lokalförvaltningen i Göteborg har även kravställt andra delar, som BEAst Effektivare granskning som är en metod för digitala granskningar i projekten. I BEAst namnruta finns fält och kopplingar klara för BEAst Effektivare granskning så det gick snabbt att komma igång. Tidigare var projektgrupperna tvungna att exportera alla ritningar till PDF, dessa samlades in och kommentarer på ritningarna fördes i Excelfiler som en projektledare sedan skulle gå igenom, sammanställa och återkomma till projektgruppen med förslag på lösningar.

– Med BEAst metod gör vi nu det här gemensamt i realtid i ett och samma verktyg, vilket är en fantastisk utveckling, säger Jonas. Våra sakkunniga kan direkt gå in och kommentera i ett visst projekt, så det resulterar i en stor tidsbesparing och kvalitetssäkring även här.

Ett framtida samarbete Jonas beskriver ett tight och välfungerande samarbete med Adtollo både gällande migrering, konfiguration och implementering av system. Samarbetet fortlöper fortfarande kring viss funktionalitet som utvecklas parallellt i projektet, och Jonas ser även att samarbetet kommer att fortgå, då det fungerar bra.

– Adtollo har ett starkt kundfokus och de är väldigt lösningsorienterade, menar Jonas. De löser problemen som kan uppstå med system och programvara. Det är enkelt att komma i kontakt med dem och lätt att diskutera funktionalitet.