Nya arbetssätt och smidigare processer när Vaxholms stad infört TopoDirekt

Med TopoDirekt får Vaxholms stad nya verktyg. Ett exempel är planmosaiken, en modul som ingår i databasen och som Sergio uppskattar. Modulen organiserar detaljplanerna på ett systematiskt och illustrativt sätt. Inom varje område är endast en plan aktuell vilket hindrar att flera planer kan läggas på varandra. På så sätt angränsar planerna till varandra, som bitarna i en mosaik. En nyttig funktion som förenklar när nya detaljplaner ska tas fram.

– Det som gör arbetet snabbare och framförallt säkrare är att vi tack vare XML-filformatet kan importera och spara en ny detaljplan utan att någon handläggare manuellt behöver återskapa eller redigera innehållet för att anpassa det till databasen.

Planmosaiken är ett verktyg som alltså ger kontroll och överblick vilket i sin tur bidrar till en smidigare arbetsgång.

Ett resultat som planmosaiken ger är att bestämmelserna, som är kopplade till ytorna, följer med i den nya detaljplanen. Med ett enkelt klick kan en handläggare som inte är van att tolka kartsymboler få fram en ytas bestämmelser. Ute i fält är det möjligt att exakt ta reda på vad som gäller för just den här platsen med hjälp av en webbaserad karta i mobilen. På plats ger kartan svar på vilka förutsättningar som gäller och hur de påverkar ett bygglov.

– Det här kommer på sikt att vara en viktigt del för automatisering av bygglovs-
processen, menar Sergio. I framtiden skulle en privatperson kunna logga in och identifiera sig med bank-ID och gå in på sin fastighet och få fram olika data, hur mycket man kan bygga och hur mycket bygglov det finns.

Förutom nya arbetssätt i ett långsiktigt perspektiv bidrar TopoDirekt också till att öka tillgängligheten av kartinformationen. För att det ska kunna ske måste befintlig data migreras från den gamla till den nya databasen.

– Risken när data konverteras är att information kan förloras, säger Sergio och ger ett exempel. En kod i det gamla systemet motsvarar inte samma kod i den nya databasen och då har vi granskat och ändrat så att en polygon blir en polygon i det nya systemet och inte en linje.

Ett objekt kan också förloras på vägen om det inte är kodat och felaktig information måste rättas till och kompletteras.

Tack vare det nya systemet får fler tjänstemän tillgång till det rikhaltiga innehållet i databasen.

– Vi har en kommunlicens där vi kan installera TopoDirekt hos alla medarbetarna på stadsbyggnadsförvaltningen, berättar Sergio. Genom att ge behörighet kan information lättare spridas, alla har tillgång till rätt information direkt utan att vi på vår enhet behöver leverera eller producera.

Det betyder att en handläggare på planenheten kan ges behörighet i ett projekt och få tillgång till kartdatabasen för att redigera eller skriva ut en ritning. Det underlättar både för handläggaren och för Sergio och hans två kollegor på GIS-enheten som inte behöver hjälpa till med detta. TopoDirekt påverkar alltså arbetssättet på ett positivt sätt och avlastar enheten.

Sedan TopoDirekt infördes på Vaxholms stad skapades helt nya sätt att sprida information. Data blir mer tillgängligt, kvalitetssäkras och används effektivare, både i den dagliga verksamheten och för kommande behov i framtiden, som Sergio poängterar att TopoDirekt har kapacitet för. Det bådar gott i en tid som präglas av den digitaliserade utvecklingen inom samhällsbyggnad.