Så hjälper Chaos desktop ELU hantera metadata, filhantering och synkronisering

ELU är inblandade i gedigna byggprojekt som Nya Slussen i Stockholm och Södertälje Sluss och Kanal där dokumenthantering kan bli en verklig utmaning. Det var just behovet av ett smart filhanteringssystem som ledde till samarbetet med Adtollo och Chaos desktop.

Bilder: ELU/Sweco

Foto: Ulf Winblad

ELU (begynnelsebokstäverna i efternamnen hos grundarna Håkan Ehnström, Einar Lundén och Mats Uppenberg bildar firmans namn) är en av Sveriges ledande konstruktörer inom bygg, anläggning, geoteknik och vattenbyggnad med över 50 års erfarenhet. Maringeoteknikern Gabriel Kvarzell arbetar inom den marina avdelningen med vattennära konstruktioner i både projektering och utredningsskedet, som kajer, slussar, hamnar och fiskvägar. Han har arbetat på ELU sedan 2010 då han började på den geotekniska avdelningen. Där arbetade han fram tills att den marina avdelningen startades 2020.

Behovet av ett bättre sätt att hantera metadata

I början av 2000-talet började ELU arbeta i det stora Slussen-projektet i Stockholm med Exploateringskontoret som beställare. Projektet krävde regelbundna leveranser och delgivningar av filer och modeller till en SharePoint-lösning med metadatasatta filer. Det var då ELU upptäckte Chaos desktop.

– Vi letade efter ett system för att hantera metadata och fann det i Chaos desktop. Med hjälp av det underlättades nedladdningar och uppladdningar från SharePoint-lösningen hos oss, samt för andra konsulter inom Nya Slussen-projektet, berättar Gabriel.

Projektet Södertälje Sluss och kanal

Det största projektet Gabriel arbetar med just nu är moderniseringen av Södertälje sluss och kanal. Efter tidigare initiativ att inleda projektet var det först under början av 2021 som det drog i gång på allvar med projekteringen för ELU, med Trafikverket som beställare. ELU har den samordnande rollen som generalkonsult och ansvarar för projekteringen mot Trafikverket. Gabriel är övergripande datasamordnare för konsultgruppen och samordnar projekteringen mellan sidokonsulter som arkitekter och vägprojektörer, underkonsulter och leveranser mot Trafikverket.

– När vi satte i gång projekteringen såg vi över samordningen av projektet och lade fram en struktur och arbetssätt för oss i konsultgruppen. Hur skulle delgivningar gå till? Hur skulle filer delges, och hur ofta? Trafikverket vill att det ska gå fort fram, men vi har också fått utrymme att arbeta fritt med projekteringen och bestämma mycket själva, förklarar Gabriel.

Metadata, filhantering och synkronisering i Chaos desktop

I projektet Södertälje Sluss och Kanal blev Chaos desktop en viktig pusselbit då Trafikverket ställde krav på metadatahantering. Eftersom Gabriel hade använt Chaos desktop i Nya Slussen-projektet visste han hur det fungerade och kunde rekommendera det, och det blev ett av programmen konsulterna använde sig av i projektet.

– I Södertälje Sluss och Kanal använder jag Chaos desktop för metadatasättning av filer som ska levereras till Trafikverket inom konsultgruppen. Det är lätt att få en övergripande koll på vilka handlingar som finns i projektet och ta fram nya dokumentnummer med hjälp av Chaos desktop, förklarar Gabriel.

Ämnar integrera det nya arbetssättet i fler projekt

Gabriel vill gärna jobba vidare med det nya arbetssättet för att få en bättre överblick även i andra projekt. Det är främst i de större projekten det behövs.

– I framtiden skulle jag vilja försöka nyttja Chaos desktop oftare i större projekt. Dels där det är svårt att tyda filnamngivningen, dels för att ha koll på handlingarna. I Södertälje Sluss och Kanal-projektet insåg jag också att det fanns många funktioner jag inte nyttjade. Desto mer jag sitter i programmet och pratar med Tommy på Adtollo – desto mer förstår jag och att vi skulle kunna använda programmet till så mycket mer, säger Gabriel.

Värdefull personlig kontakt med Adtollo

Sammantaget menar Gabriel Kvarzell att Chaos desktop varit effektivt ur flera aspekter. Genom att de har kunnat sätta fasta värden direkt i namngivningsprocessen har de minimerat det manuella arbetet. I Nya Slussen-projektet har Gabriels kollegor sparat tid tack vare den smidiga synkroniseringen. Förutom att enkelt kunna ladda upp och ner har de kunnat se vilka filer som ändrats och lägga in olika autofunktioner.

I projektet Södertälje Sluss och Kanal har framför allt arbetet med filhantering och metadatasättning blivit enklare genom att de snabbt kunnat se de olika parametrarna. Har exempelvis tio personer arbetat med ritningar har Gabriel kunnat se om alla fyllt i de parametrar som krävs. Utan Chaos desktop hade processen varit jobbigare och mer tidskrävande. Gabriel lyfter också den personliga kontakten med Tommy på Adtollo som värdefull.

– För ELU har det varit viktigt att få support gällande Chaos desktop när det behövs då leveranserna ofta är tidskritiska. I det här projektet har ELU fått den hjälp vi önskat för att effektivt kunna nyttja verktyget på det sätt vi och Trafikverket haft behov av, säger Gabriel.

Bilden nedan visar samordningsmodellen i projektet. Bild: ELU